Warszawa, dn. 24.05.2018 r.
W związku z rozpoczęciem stosowania z dniem 25 maja 2018 r. przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady RODO UE 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zw. z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej zwane: RODO) koniecznym jest dopełnienie przez Administratorów obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 lub 14 RODO.
Wobec powyższego Warter Fuels S.A. z siedzibą w Warszawie uprzejmie informuje o poniższym:
1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Warter Fuels S.A. z siedzibą w Warszawie przy ul. Koralowej 60.
2. Państwa dane osobowe zostały pozyskane i będą przetwarzane na potrzeby związane z realizacją następujących celów:
a) zawarcia, wykonania i kontynuacji umów handlowych towarów oraz usług oferowanych przez Administratora,
b) wykonania ciążących na Administratorze obowiązków prawnych (w szczególności: wystawianie i przechowywanie faktur, dokumentów sprzedaży i innych dokumentów księgowych, rozpatrywanie reklamacji),
c) ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń,
d) marketingu bezpośredniego,
e) tworzenia zestawień analiz i statystyk (na potrzeby wewnętrzne Administratora),
f) weryfikacji wiarygodności płatniczej,
g) wsparcia obsługi,
h) szeroko pojętej współpracy handlowej, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a, b, c, d, e, f lub art. 9 ust. 1 oraz ust. 2 lit. a, b, c, d, h, i, j – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.,
i) obsługi postępowań reklamacyjnych z tytułu gwarancji i rękojmi;
3. Z Administratorem danych osobowych można skontaktować się pod adresem siedziby Warter Fuels S.A. ul. Koralowa 60, 02-967 Warszawa lub pod adresem miejsca położenia zakładu produkcyjnego, ul. Chemików 5, 09-411 Płock.
4. Z inspektorem ochrony danych można kontaktować się we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem Państwa danych osobowych oraz korzystania przez Państwa z praw związanych z przetwarzaniem danych. Adres email do kontaktów z inspektorem danych osobowych: iod@warterfuels.pl.
5. Podstawą prawną przetwarzania przez Warter Fuels S.A. Państwa danych osobowych jest:
a) spełnienie ciążących na Administratorze obowiązków prawnych umożliwiających zawarcie i realizację umowy handlowej (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
b) spełnienie ciążących na Administratorze obowiązków prawnych umożliwiających zawarcie i realizację umowy usługowej (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
c) wykonywanie przez Administratora danych osobowych prawnie ciążących na nim obowiązków w zakresie, w jakim przewidują to przepisy szczególne (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
d) prawnie uzasadniony interes w celu obsługi, dochodzenia roszczeń i obrony swoich praw w razie zaistnienia sporu (zgodnie z art. 6. ust. 1 lit. f RODO),
e) obowiązujące przepisy prawa i instrukcje opracowane na ich podstawie.
6. Ponadto WARTER FUELS informuje, iż jest administratorem danych osobowych przetwarzającym te dane dla potrzeb realizacji obowiązków wynikających z Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu z dnia 1 marca 2018 r. jako instytucja obowiązana.
Zgodność przetwarzania z prawem
1.Przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy ? i w takim zakresie, w jakim ? spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:
b) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
c) przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;
d) przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej;
f) przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.
2. Państwa dane osobowe mogą być ujawniane przez Warter Fuels S.A. podmiotom z nim współpracującym w szczególności:
– podmiotom świadczącym usługi rachunkowo-księgowe,
– podmiotom świadczącym usługi prawne,
– podmiotom świadczącym usługi windykacyjne,
– zajmującym się doradztwem podatkowym,
– podmiotom świadczącym usługi BHP i PPOŻ,
– podmiotom świadczącym usługi informatyczne,
– Poczcie Polskiej oraz innym firmom kurierskim,
– podmiotom świadczącym usługi transportowe,
oraz organom administracji państwowej.
3. Podanie danych osobowych, w przypadku gdy jest wymogiem ustawowym, jest obowiązkowe. W przypadku współpracy o charakterze cywilnoprawnym podanie danych osobowych jest dobrowolne ale ich niepodanie będzie oznaczało, iż nie będzie możliwe rozpoczęcie i realizacja współpracy. Podanie danych do otrzymywania treści marketingowych jest dobrowolne, a ich nie podanie oznacza, iż nie będą Państwo otrzymywali żadnych informacji.
4. Państwa dane osobowe przetwarzane są przez:
a) okres zawarcia i wykonywania praw oraz obowiązków związanych z realizacją danej umowy,
b) okres niezbędny do dokonania weryfikacji wiarygodności płatniczej przy zawarciu, przedłużeniu lub rozszerzeniu zakresu danej umowy lub kolejnej umowy, co dotyczy także danych uzyskanych przez Administratora z innych źródeł,
c) okres niezbędny do ustalania, obrony i dochodzenia roszczeń, obrony praw w toku postępowań sądowych, administracyjnych i innych przed organami administracji państwowej, do wykrywania nadużyć i zapobiegania im,
d) przez okres niezbędny do posprzedażowej obsługi,
e) okres, w którym przepisy prawa nakazują przechowywać dane osobowe (np. przepisu prawa o rachunkowości, podatkowe),
f) okres, w którym Administrator może ponieść konsekwencje prawne niewykonania obowiązku, np. otrzymać karę finansową.
5. Dane osobowe przetwarzane na potrzeby marketingu produktów i usług Administratora, na podstawie uzasadnionego interesu prawnego, będą przetwarzane do czasu zgłoszenia sprzeciwu przez osobę, której dane dotyczą.
6. Dane osobowe przetwarzane na podstawie odrębnej zgody będą przechowywane do czasu jej odwołania.
7. Przysługują Państwu poniżej wskazane prawa związane z przetwarzaniem Państwa danych osobowych:
a) prawo dostępu do treści swoich danych osobowych, ich sprostowania (poprawiania, uzupełniania np. w sytuacji, gdy są nieprawidłowe lub niekompletne),
b) prawo do żądania usunięcia (jeżeli prawa pokrewne na to pozwalają) lub ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
c) prawo do przeniesienia danych do innego administratora danych osobowych (jeżeli istnieje ku temu techniczna możliwość),
d) prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych przez Administratora na podstawie uzasadnionego interesu Administratora lub wobec przetwarzania w celu marketingu bezpośredniego,
f) Prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem),
g) prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Z poważaniem
Zarząd Warter Fuels S.A.
